Pflegebericht schreiben: How to Write a Nursing Report in German
To write a good Pflegebericht, describe what you saw, heard and measured, not what you think: with date, time and your initials, specific values, the person’s own words in quotation marks, and no judgments or unapproved abbreviations. Pflegebericht schreiben is mostly about changes, deviations from the plan and the effect of what you did.
Checked in October 2026 against § 630f of the German Civil Code (BGB, patient records), the einSTEP project pages on the Strukturmodell, explanatory notes on efficient care documentation by the Medizinischer Dienst (MD Bayern) and nursing documentation guidance from the canton of Aargau (Switzerland). Details depend on your facility and its software, so follow your Dokumentationsstandard.
What a Pflegebericht is for
The Pflegebericht (also Pflegeverlaufsbericht or Berichteblatt) is the running record of what happened with a patient or resident. It has three jobs:
- Continuity. The next shift, the doctor and the therapists learn what changed without having to ask you.
- Legal proof. In a hospital, nursing notes are part of the patient record. § 630f BGB says records must be kept in close time connection with the treatment, corrections are allowed only if the original content and the time of the change stay visible, and records are kept for ten years after treatment ends unless other rules apply. Care homes and home care services work under further rules of their own, but the same principles are taught there. A sentence many nursing schools repeat: what is not documented is hard to prove was done.
- Quality checks. Documentation is what an inspector or the Medizinischer Dienst can read later.
In care homes that use the Strukturmodell, the report has a narrow focus. The MD Bayern notes say deviations from the planned measures and current observations go into the report, while routine care that runs as planned is described once in the Maßnahmenplan. The Aargau guidance makes a similar point: the progress report is not a list of tasks done. Hospitals often record routine values in a chart (Kurve) instead. Your facility decides the exact split.
Wie formuliere ich einen Pflegebericht richtig? 9 rules
- Objective. Write what you saw, heard, smelled or measured. Bewohnerin weinte beim Frühstück. Not: Bewohnerin war traurig.
- Specific. Times, amounts, places, values with units: Trinkmenge 7–14 Uhr: 600 ml.
- Date, time and signature. Each entry gets date, time and your initials (Handzeichen), or your login in the software.
- Promptly. Write close to the event, not at the end of the week.
- No judgments or labels. Describe behaviour, not character.
- Own words in quotation marks. Bewohner sagt: „Ich will nach Hause.“
- Only approved abbreviations. Use your facility’s list (Abkürzungsverzeichnis); see German nursing abbreviations.
- Measure, effect, next step. What you did, how the person reacted, who you informed, what happens next.
- Correct visibly. On paper, never use correction fluid, never overwrite or black out. Strike through once so it stays readable, then add date and initials. In software, use the correction function; the system should keep the original version.
Whether you must write something every shift or only when something changes depends on your facility’s standard. Ask on your first day.
Tense and style
- Past events: most reports use the Präteritum (klagte, aß, lehnte ab, schlief). The Perfekt (hat gegessen) is also used; stay consistent within an entry.
- Current state: present tense, often without a verb: Haut intakt. Bewohner orientiert.
- Telegraphic style with past participles is common: RR gemessen: 130/80 mmHg. Ärztin informiert.
- Subject: many systems show the name in the header, so entries start with Bew., Pat. or Frau B., or directly with the observation.
The writing task in the telc Deutsch B1·B2 Pflege exam asks for a full report in sentences, which is more than the short style used on many wards. Practise both.
Vague or judgmental entries and better versions
| Instead of | Write |
|---|---|
| Bewohnerin war schlecht drauf. | Bewohnerin weinte beim Frühstück und sagte: „Ich will nach Hause.“ |
| Patient hat gut geschlafen. | Pat. schlief bei den Rundgängen um 23, 1, 3 und 5 Uhr; gab morgens an, durchgeschlafen zu haben. |
| Hat wenig getrunken. | Trinkmenge 7–14 Uhr: 600 ml Tee und Wasser. Weitere Getränke abgelehnt. |
| Bewohner ist aggressiv. | Bewohner schlug beim Waschen zweimal nach der Pflegekraft und rief: „Lass mich in Ruhe!“ Körperpflege unterbrochen, um 10:30 Uhr erneut angeboten und angenommen. |
| Wunde sieht schlecht aus. | Wunde am rechten Unterschenkel ca. 3 × 2 cm, Wundrand gerötet, gelbliches Sekret. Foto in der Wunddokumentation, Hausärztin informiert. |
| Patientin ist verwirrt. | Patientin nannte ihren Namen, wusste aber nicht, wo sie sich befand. Fragte dreimal nach ihrem Mann. |
| Pat. hat Schmerzen. | Pat. gibt um 14 Uhr Schmerzen im rechten Knie an, Stärke 6 von 10. |
| Alles o.k. | Haut am Gesäß intakt, keine Rötung. |
| Hat schlecht gegessen. | Mittagessen etwa zu einem Viertel gegessen, Suppe vollständig. Sagte: „Ich habe keinen Hunger.“ |
| Bewohner ist faul. | Bewohner lehnte den Transfer in den Rollstuhl ab: „Mir ist schwindelig.“ RR 110/70 mmHg, Puls 76. Erneutes Angebot um 15 Uhr. |
| Tochter war wieder schwierig. | Tochter beschwerte sich um 16 Uhr, dass die Brille ihrer Mutter fehlte. Brille im Bad gefunden. Gespräch mit der Wohnbereichsleitung vereinbart. |
| Blutdruck hoch. | RR um 8 Uhr 172/96 mmHg, Puls 88, keine Beschwerden. Nachmessung 8:30 Uhr: 160/90 mmHg. Hausarzt informiert. |
| Stuhlgang normal. | Stuhlgang um 9 Uhr, geformt, mittlere Menge, ohne Blutbeimengung. |
| Ist gestürzt, nichts passiert. | Um 3:10 Uhr vor dem Bett sitzend vorgefunden, gibt an, ausgerutscht zu sein. Keine sichtbaren Verletzungen. Sturzprotokoll angelegt. |
| Hat den ganzen Tag gejammert. | Rief zwischen 13 und 15 Uhr etwa alle 10 Minuten „Hallo“. Wurde ruhiger, als Musik lief. |
| Pat. war unkooperativ. | Pat. lehnte die Blutzuckermessung um 11:30 Uhr ab. Nach Erklärung um 11:45 Uhr einverstanden. |
| Nachts unruhig. | Von 1 bis 3 Uhr unruhig, stand viermal auf, suchte „den Bus“. Ins Zimmer begleitet, Tee angeboten, ab 3:15 Uhr geschlafen. |
| Verband gewechselt. | Verbandwechsel OP-Wunde linkes Knie laut Anordnung: Wunde trocken, reizlos. |
Which words should you avoid in a Pflegebericht?
- gut, schlecht, normal, o.k., wie immer: the reader does not know your standard. Say what you saw.
- aggressiv, faul, schwierig, stur, zickig, unkooperativ: labels that stick to a person. Describe the behaviour and the situation.
- jammert, nörgelt, simuliert: judgment words. Quote what the person said.
- angeblich: suggests you do not believe the person. Write gibt an.
- ganz, ziemlich, etwas, viel, wenig without numbers: give the amount.
- o.B. alone: say what was checked: Haut am Gesäß o.B. or, better, intakt.
- verweigert: many trainers prefer the more neutral lehnt ab. Check your facility’s style.
10 Formulierungshilfen (phrase patterns)
| Pattern | English | Example |
|---|---|---|
| … gibt an, dass … | … states that … | Bew. gibt an, dass sie schlecht geschlafen hat. |
| … äußert: „…“ | … says: “…” | Pat. äußert: „Ich habe Angst vor der OP.“ |
| … klagt über … | … complains of … | Klagt über Kopfschmerzen seit 10 Uhr, Stärke 4/10. |
| Um … Uhr gemessen: … | measured at … | Um 7 Uhr gemessen: BZ 142 mg/dl. |
| … laut ärztlicher Anordnung verabreicht | given as ordered by the doctor | Bedarfsmedikation laut ärztlicher Anordnung um 14:15 Uhr verabreicht. |
| … lehnt … ab, Grund: … | … declines …, reason: … | Lehnt die Dusche ab, Grund: „Mir ist kalt.“ |
| Erneutes Angebot um … | offered again at … | Erneutes Angebot um 11 Uhr, angenommen. |
| … informiert, Rückmeldung: … | … informed, response: … | Hausärztin um 9 Uhr informiert, Rückmeldung: Kontrolle morgen. |
| Im Vergleich zu … | compared to … | Rötung im Vergleich zum Vortag kleiner. |
| Weiteres Vorgehen: … | next steps: … | Weiteres Vorgehen: Trinkmenge bis Freitag dokumentieren. |
Writing is easier when you can say it first
Most report entries start as a conversation: asking the resident how they slept, calling the doctor, talking to a relative. SipLingo (our app) is a speaking-practice tool, not a writing or documentation course, but its 200+ everyday scenarios, including doctor and work situations, let you practise similar conversations by voice, with corrections in your own language. Try SipLingo free.
Pflegebericht schreiben in practice: 5 sample entries
All people and values are fictional. Initials at the end stand for the nurse’s Handzeichen.
Altenpflege
1. Refusal and alternative
14.10.2026, 10:30 Uhr: Frau Braun lehnte die Dusche ab, sagte: „Mir ist zu kalt.“ Bad vorgeheizt, um 11:00 Uhr erneut angeboten, erneut abgelehnt. Körperpflege am Waschbecken im Sitzen durchgeführt, Gesicht und Arme wusch Frau Braun selbst. Dusche für morgen Vormittag geplant. AK
2. Restlessness in dementia
14.10.2026, 16:15 Uhr: Herr Klein ging ab 15:30 Uhr wiederholt zur Ausgangstür des Wohnbereichs und sagte: „Ich muss zur Arbeit.“ In den Gemeinschaftsraum begleitet, Gespräch über seine frühere Arbeit als Schreiner (siehe Biografie). Ab 16:00 Uhr sortierte er Holzklötze am Tisch, blieb sitzen und lächelte. MS
3. Fall at night
15.10.2026, 03:30 Uhr: Frau Wolf um 03:10 Uhr vor dem Bett auf dem Boden sitzend vorgefunden. Gibt an, sie sei auf dem Weg zur Toilette ausgerutscht und habe sich den Kopf nicht angeschlagen. Wach, orientiert. Keine sichtbaren Verletzungen, klagt über Schmerzen am linken Handgelenk, Stärke 3 von 10. RR 145/85 mmHg, Puls 82. Mit zwei Pflegekräften ins Bett geholfen. Ärztlichen Bereitschaftsdienst telefonisch informiert, Anweisung: Handgelenk kühlen, Kontrolle morgen durch die Hausärztin. Sturzprotokoll angelegt. Auf Wunsch von Frau Wolf wird die Tochter im Frühdienst informiert. JP
Krankenhaus
4. Pain after surgery
14.10.2026, 14:55 Uhr: Herr Berger, 2. postoperativer Tag nach Implantation einer Knieprothese links, gab um 14:10 Uhr Schmerzen im linken Knie an, Stärke 6 von 10, ziehend, bei Bewegung stärker. Bedarfsmedikation laut ärztlicher Anordnung um 14:15 Uhr verabreicht. Um 14:50 Uhr Schmerz in Ruhe 3 von 10. Danach Mobilisation mit der Physiotherapie an Unterarmgehstützen auf den Flur möglich. Verband trocken. AK
5. Worsening breathing
14.10.2026, 22:50 Uhr: Frau Lange, Pneumonie, klagt seit etwa 22:30 Uhr über zunehmende Atemnot beim Sprechen. Atemfrequenz 26/min, SpO2 90 % mit 2 l/min Sauerstoff laut Anordnung (18 Uhr: 94 %), Temperatur 38,6 °C, Puls 104/min. Oberkörper hochgelagert. Dienstarzt um 22:45 Uhr informiert, kommt auf Station. JP
In care homes that use the Strukturmodell, these entries build on the SIS (structured information collection) and the Maßnahmenplan. How those are written is covered in Maßnahmen in der Pflege formulieren. For vocabulary from daily resident care, see Altenpflege German vocabulary, and for passing the same information on verbally, see nursing handover in German.
Official sources
For the official details and the latest updates, see:
- telc gGmbH: telc Deutsch B1·B2 Pflege – German exam for nurses – Nursing exam format, report-writing task, 16-min pair speaking, free mock exam
- Federal Ministry of Justice (gesetze-im-internet): PflAPrV Annex 2: nursing exam competence areas (German) – Official five competence areas I–V tested in the nursing state exam
Frequently asked questions
How do I write a Pflegebericht correctly (Wie formuliere ich einen Pflegebericht richtig)?
Write objectively and specifically: date, time, initials, values with units, the person’s words in quotation marks, what you did, the effect and who you informed. Avoid judgments, vague words and abbreviations your team has not approved.
Is there a sample Pflegebericht for Altenpflege (Gibt es ein Muster für einen Pflegebericht in der Altenpflege)?
Yes, the three Altenpflege entries above are models for a refusal, restlessness in dementia and a fall at night. Adapt them to your facility’s form; in the Strukturmodell, you mainly write deviations from the Maßnahmenplan.
How do you document correctly in nursing (Wie dokumentiert man in der Pflege richtig)?
Promptly, completely and so that a colleague can act on it without asking you. Corrections must leave the original readable and show when they were made; § 630f BGB requires this for patient records, and the usual practice is to add your initials.
What are the principles of nursing documentation (Was sind die Grundsätze der Pflegedokumentation)?
The usual principles are: objective, specific, prompt, signed, readable, only approved abbreviations, and visible corrections. Pflegebericht schreiben also means recording the effect of a measure, not only that it was done.
Which words should you avoid in a nursing report?
Avoid vague words like gut, schlecht, normal or wie immer, and labels like aggressiv, faul or schwierig. Replace them with what you observed, measured or heard.
Practise the conversations behind your reports, out loud, before your next shift.
