The Ausländerbehörde in German: Phrases, Vocabulary and Documents
The Ausländerbehörde (foreigners’ office) is where you get, extend or change your residence permit, and it’s the appointment many newcomers dread most, because the German is official and the stakes feel high. The good news: the conversation is usually short and repetitive, the caseworker (Sachbearbeiter) has heard everything before, and about 25 phrases cover most of it.
Important: requirements differ by city, by permit type and sometimes by caseworker. Everything below is what typically happens. Always check the exact document list on your local office’s website or on your appointment confirmation, and follow that over any general guide, including this one.
Key vocabulary
| German | English |
|---|---|
| die Ausländerbehörde | foreigners’ office / immigration office |
| der Aufenthaltstitel | residence permit (general term) |
| die Aufenthaltserlaubnis | temporary residence permit |
| die Niederlassungserlaubnis | permanent settlement permit |
| die Blaue Karte EU | EU Blue Card |
| das Visum | visa |
| der Termin | appointment |
| verlängern | to extend |
| beantragen | to apply for |
| der Antrag | application form |
| die Unterlagen | documents |
| die Fiktionsbescheinigung | provisional certificate while your application is processed |
| der elektronische Aufenthaltstitel (eAT) | the residence permit card |
| die Meldebescheinigung | registration certificate (from your Anmeldung) |
| die Gebühr | fee |
| der Sachbearbeiter / die Sachbearbeiterin | caseworker |
| die Wartenummer | queue number |
Documents commonly requested
Lists vary, but these appear most often:
- Reisepass (passport) and your current Aufenthaltstitel
- Biometrisches Passfoto (biometric photo, usually recent)
- Meldebescheinigung (proof of your registered address). See what to bring to the Anmeldung
- Mietvertrag (rental contract)
- Arbeitsvertrag (employment contract) and recent Gehaltsnachweise
- Krankenversicherungsnachweis (health insurance proof)
- Immatrikulationsbescheinigung (student enrolment certificate) for students
- Finanzierungsnachweis or Sperrkonto for students
- Sprachzertifikat (language certificate), when a level is required
- Ausgefüllter Antrag (the completed form)
Bring originals and copies. Put them in a folder in the order they are listed on the office’s checklist: you will be praised for it.
Phrases you’ll use
Arriving and identifying yourself
- Guten Tag, ich habe einen Termin um 10 Uhr. (Hello, I have an appointment at 10.)
- Mein Name ist … Hier ist meine Terminbestätigung. (My name is … Here’s my appointment confirmation.)
- Ich habe eine Wartenummer gezogen. (I’ve taken a queue number.)
Saying why you’re there
- Ich möchte meinen Aufenthaltstitel verlängern. (I’d like to extend my residence permit.)
- Ich möchte einen Aufenthaltstitel beantragen. (I’d like to apply for a residence permit.)
- Ich möchte meinen Aufenthaltstitel ändern. Ich habe jetzt eine Arbeitsstelle. (I’d like to change my permit. I now have a job.)
- Mein Aufenthaltstitel läuft am 15. März ab. (My permit expires on 15 March.)
- Ich habe meine Unterlagen dabei. (I have my documents with me.)
Answering the caseworker’s questions
| They might ask | You could answer |
|---|---|
| Wo arbeiten Sie? | Ich arbeite bei … als … |
| Seit wann arbeiten Sie dort? | Seit dem 1. April 2025. |
| Wie hoch ist Ihr Einkommen? | Ich verdiene … Euro brutto im Monat. |
| Wo wohnen Sie? | Ich wohne in der …straße Nr. … in … |
| Sind Sie verheiratet? Haben Sie Kinder? | Ich bin ledig / verheiratet. Ich habe zwei Kinder. |
| Haben Sie eine Krankenversicherung? | Ja, ich bin bei der TK / AOK versichert. |
| Welchen Sprachkurs haben Sie gemacht? | Ich habe den B1-Kurs gemacht und die Prüfung bestanden. |
When you don’t understand
- Entschuldigung, ich habe das nicht verstanden. Können Sie das bitte wiederholen?
- Könnten Sie bitte langsamer sprechen?
- Was bedeutet das Wort …?
- Können Sie mir das bitte aufschreiben? (Can you write that down for me?)
The last one is the most useful sentence in this post. Authorities are used to writing things down, and you’ll have a record.
Understanding what they say back
- Ihre Unterlagen sind nicht vollständig. Your documents are incomplete.
- Sie bekommen Post von uns. You’ll receive a letter from us.
- Wir rufen Sie an, wenn der Titel fertig ist. We’ll call you when the permit is ready.
- Sie müssen die Gebühr bezahlen. You need to pay the fee.
- Ihr Antrag wird bearbeitet. Your application is being processed.
- Sie bekommen eine Fiktionsbescheinigung. You’ll get a provisional certificate.
- Die Bearbeitung dauert mehrere Wochen. Processing takes several weeks.
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A sample dialogue
Sachbearbeiter: Guten Tag. Was kann ich für Sie tun?
You: Guten Tag. Ich möchte meine Aufenthaltserlaubnis verlängern. Sie läuft im März ab.
Sachbearbeiter: Haben Sie Ihre Unterlagen dabei?
You: Ja, hier sind mein Reisepass, mein Arbeitsvertrag, die Gehaltsnachweise und die Meldebescheinigung.
Sachbearbeiter: Und den Krankenversicherungsnachweis?
You: Ja, hier. Ich bin bei der Techniker Krankenkasse versichert.
Sachbearbeiter: Gut. Ich mache Kopien. Sie bekommen eine Fiktionsbescheinigung, und wir schicken Ihnen eine Nachricht, wenn die Karte fertig ist.
You: Wie lange dauert das ungefähr?
Sachbearbeiter: Etwa vier bis sechs Wochen.
You: Vielen Dank. Auf Wiedersehen!
Tips that make the appointment easier
- Book early. In many cities, appointments are scarce and booked weeks ahead, often through an online portal. Start as soon as you know your permit’s end date, not the week before.
- Check whether your permit is extended while you wait. If you applied before it expired, a Fiktionsbescheinigung usually covers you. Ask: Bin ich in der Zwischenzeit legal hier?
- Be polite, calm and brief. Officials respond to organisation, not to tone.
- Write your questions down. Two or three, in German, on a small paper.
- Get help for complicated cases. For legal questions about your status, use a free counselling service (Migrationsberatung) or an immigration lawyer. This post covers the language, not legal advice.
- Keep every paper. File it all, and photograph each document you hand in.
Common mistakes
- Using informal language (du, Hi). Use Sie and Guten Tag.
- Not bringing copies. Some offices copy for you, others don’t.
- Coming without the appointment confirmation. Print it or have it on your phone.
- Answering vaguely. Ich arbeite in einer Firma. is weaker than Ich arbeite bei Siemens als Elektriker. Officials want exact facts.
- Guessing when you don’t understand. Ask them to repeat. A wrong answer at this office can cost more than a moment of embarrassment.
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Related reading for newcomers: how to find and view a flat in German and At the doctor in German.
Related guides: German health insurance explained · what to say when you don’t speak German
Official sources
For the official details and the latest updates, see:
- Make it in Germany (Federal Government): Do I need German? Language levels by visa type – Table of required CEFR levels per visa: work, Blue Card, training, study
- Goethe-Institut: Mein Weg nach Deutschland – living in Germany guide – Goethe info on visas, housing, work and daily life in 29 languages, A1–B2 exercises
Frequently asked questions
What does Ausländerbehörde mean?
Literally “foreigners’ authority”: the local immigration office responsible for residence permits.
What should I bring to the Ausländerbehörde?
Typically passport, biometric photo, Meldebescheinigung, rental contract, proof of income or employment, health insurance proof and the completed application. Always check your local office’s list.
What is a Fiktionsbescheinigung?
A provisional certificate showing you applied in time, which allows you to stay (and often to work) while your application is processed. Its exact rights depend on your case.
Do I need German to go to the Ausländerbehörde?
Not officially, but staff often work in German only, and speaking some German makes everything smoother. Bring a friend who speaks German if you’re worried, and check whether your office offers English or interpreters.
How long does a residence permit extension take?
It varies by city and case, from a few weeks to a few months. Ask at the appointment.
Rehearse the key sentences before the appointment. SipLingo corrects your German as you talk, in your own language. A1 to B2.
