Make an Appointment in German: Phone Phrases, Scripts and Survival Tips
Phone calls are the hardest German for most learners, because you can’t see lips or gestures, people speak quickly, and you can’t point at anything. But phone calls for appointments are also the most predictable: the doctor’s office, the hairdresser, the Bürgeramt and the landlord all ask the same five questions. Learn the script and you can handle almost any call.
The script in seven lines
| Step | You say | English |
|---|---|---|
| 1. Greeting | Guten Tag, hier spricht Maria Costa. | Hello, this is Maria Costa. |
| 2. Reason | Ich möchte gern einen Termin vereinbaren. | I’d like to make an appointment. |
| 3. Details | Es geht um eine Untersuchung / einen Haarschnitt / … | It’s for a check-up / haircut / … |
| 4. Time | Haben Sie nächste Woche etwas frei? | Do you have anything free next week? |
| 5. Confirming | Dienstag um 10 Uhr passt mir gut. | Tuesday at 10 suits me. |
| 6. Your details | Mein Name ist Costa: C-O-S-T-A. | My name is Costa: C-O-S-T-A. |
| 7. Closing | Vielen Dank. Auf Wiederhören! | Thank you. Goodbye! |
Note Auf Wiederhören (“until we hear again”) is the phone version of Auf Wiedersehen. Both are fine, but Wiederhören sounds natural.
Opening the call
How to start:
- Guten Tag, mein Name ist … Ich rufe wegen … an. (Hello, my name is … I’m calling about …)
- Guten Morgen, hier ist … Könnte ich bitte mit Frau Schmidt sprechen? (Could I speak to Mrs Schmidt?)
- Ich rufe an, um einen Termin zu vereinbaren. (I’m calling to make an appointment.)
What you might hear:
- Praxis Dr. Müller, guten Tag. (Dr Müller’s practice, hello.)
- Was kann ich für Sie tun? (What can I do for you?)
- Einen Moment bitte, ich verbinde Sie. (One moment, I’ll connect you.)
- Bleiben Sie bitte in der Leitung. (Please hold the line.)
- Er ist gerade nicht am Platz. (He’s not at his desk at the moment.)
Making the appointment
Asking for a time
- Haben Sie einen Termin frei?
- Wann hätten Sie Zeit? (When would you have time?)
- Gibt es einen Termin am Vormittag / Nachmittag? (Is there an appointment in the morning / afternoon?)
- Ich kann nur am Nachmittag. (I can only do afternoons.)
- Gibt es einen früheren Termin? (Is there an earlier appointment?)
- Es ist dringend. (It’s urgent.)
Understanding times and dates
Numbers are the biggest challenge on the phone. Practise these:
| German | Means |
|---|---|
| Am Montag, den 12. Mai | on Monday, 12 May |
| um halb drei | at 2:30 (literally “half to three”) |
| um Viertel vor zehn | at 9:45 |
| um Viertel nach zehn | at 10:15 |
| um vierzehn Uhr dreißig | at 14:30 (official 24-hour time) |
| nächste Woche / übernächste Woche | next week / the week after |
| Vormittag / Nachmittag | morning / afternoon |
Watch out for halb. Halb drei is 2:30, not 3:30. This mistake makes people miss appointments.
Confirming
- Ja, das passt mir. (Yes, that suits me.)
- Nein, leider nicht. Haben Sie noch einen anderen Termin? (No, unfortunately not. Do you have another one?)
- Können Sie mir den Termin bitte bestätigen? (Could you confirm the appointment?)
- Also, Dienstag, der 14., um 10 Uhr. Ist das richtig? (So, Tuesday the 14th at 10. Is that right?)
Repeating the date and time back is the single best habit on the phone. It catches mistakes before they cost you a trip.
Spelling your name
You will almost always be asked: “Wie schreibt man das?” or “Können Sie das buchstabieren?” Germans use a spelling alphabet based on names. The traditional one:
| Letter | Word | Letter | Word |
|---|---|---|---|
| A | Anton | N | Nordpol |
| B | Berta | O | Otto |
| C | Cäsar | P | Paula |
| D | Dora | Q | Quelle |
| E | Emil | R | Richard |
| F | Friedrich | S | Samuel |
| G | Gustav | T | Theodor |
| H | Heinrich | U | Ulrich |
| I | Ida | V | Viktor |
| J | Julius | W | Wilhelm |
| K | Kaufmann | X | Xanthippe |
| L | Ludwig | Y | Ypsilon |
| M | Martha | Z | Zacharias |
A newer standard (DIN 5009:2022) uses German city names instead (Aachen, Berlin, Chemnitz …), but many people still use the traditional names, so either is understood. Even simpler, spell using the letters’ German names and add a word for confusing ones: “C wie Cäsar, O wie Otto, S wie Samuel …”
Also learn the German letter names (ah, beh, tseh, deh, eh, eff, geh, hah, ee, yot, kah, ell, emm, enn, oh, peh, koo, err, ess, teh, oo, fau, weh, iks, üp-si-lon, tset). On the phone, letters like B, D, G, P and T sound alike, which is why the spelling words exist.
Changing or cancelling
Cancelling
- Ich muss meinen Termin leider absagen. (I unfortunately have to cancel my appointment.)
- Ich kann am Donnerstag leider nicht kommen. (I can’t come on Thursday, unfortunately.)
- Ich bin krank und kann den Termin nicht wahrnehmen. (I’m ill and can’t attend the appointment.)
Rescheduling
- Könnte ich den Termin verschieben? (Could I reschedule?)
- Gibt es einen Ersatztermin? (Is there a replacement appointment?)
- Ich möchte den Termin auf nächste Woche verschieben.
Cancel at least 24 hours in advance where possible. Many doctors, dentists and hairdressers charge for missed appointments (Ausfallgebühr).
Practise your German out loud with SipLingo, free to try on iPhone and Android:
When you don’t understand
This is the most valuable section. Native speakers slow down when asked, and nobody thinks less of you.
- Entschuldigung, ich habe Sie nicht verstanden. (Sorry, I didn’t understand you.)
- Könnten Sie das bitte wiederholen? (Could you repeat that?)
- Könnten Sie bitte langsamer sprechen? (Could you speak more slowly?)
- Ich lerne noch Deutsch. (I’m still learning German.)
- Können Sie mir das bitte per E-Mail schicken? (Could you email that to me?)
- Wie bitte? (Pardon?)
- Können Sie das bitte buchstabieren? (Can you spell that?)
Many offices also have online booking, which avoids the phone entirely. But for older doctors, small businesses and urgent cases, you’ll need to call.
A full sample call
Praxis: Praxis Dr. Weber, guten Tag.
You: Guten Tag, hier spricht Maria Costa. Ich möchte gern einen Termin vereinbaren.
Praxis: Waren Sie schon einmal bei uns?
You: Nein, ich bin neu hier.
Praxis: Worum geht es denn?
You: Ich habe seit einer Woche Rückenschmerzen.
Praxis: Ich hätte am Donnerstag um 9:30 Uhr etwas frei. Passt Ihnen das?
You: Entschuldigung, könnten Sie die Uhrzeit wiederholen?
Praxis: Neun Uhr dreißig. Halb zehn.
You: Ja, Donnerstag um halb zehn passt mir gut.
Praxis: Wie schreibt sich Ihr Nachname?
You: Costa: C wie Cäsar, O wie Otto, S wie Samuel, T wie Theodor, A wie Anton.
Praxis: Bitte bringen Sie Ihre Versichertenkarte mit.
You: Mache ich. Also, Donnerstag, halb zehn. Vielen Dank! Auf Wiederhören!
Voicemail
If nobody answers, you may reach an answering machine (Anrufbeantworter): “Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton.” Have a short message ready:
Guten Tag, hier spricht Maria Costa, C-O-S-T-A. Ich möchte gern einen Termin vereinbaren. Sie erreichen mich unter der Nummer null eins sieben fünf, eins zwei drei, vier fünf sechs. Vielen Dank und auf Wiederhören.
Say the phone number in pairs or single digits, slowly, and repeat it at the end. Speak more slowly than feels natural.
Common mistakes
- Mixing up halb. Halb drei = 2:30.
- Forgetting to give your name. Say it at the start and spell it.
- Saying Auf Wiedersehen on the phone. It’s not wrong, but Auf Wiederhören sounds more natural.
- Hanging up when lost. Ask them to repeat or slow down instead.
- Not confirming the appointment. Repeat date and time back.
- Using du. Always Sie with offices and strangers.
How to get comfortable on the phone
Phone German is a separate skill. To practise:
- Call automated numbers (opening times, train information) and understand them.
- Practise the script aloud with a friend, without looking at each other.
- Practise numbers and times every day for a week: they’re where most calls go wrong.
- Make a real call, then another, starting with low-stakes ones (a restaurant reservation).
SipLingo lets you practise phone-style conversations by voice, with no visual cues, and corrects your German in your own language. Try it free →
Related: At the doctor in German and the Anmeldung: what to bring and what to say.
Related guides: how to say I’m sick in German · Konjunktiv II for polite requests
Official sources
For the official details and the latest updates, see:
- Verbraucherzentrale: Getting a doctor’s appointment via 116117 (German) – Appointment service rules: GP in 5 days, specialist in 4 weeks with code
- Goethe-Institut: Deutsch am Arbeitsplatz – German at work exercises – Exercises on applications, job interviews, phone calls, emails and job fields
Frequently asked questions
How do you make an appointment in German?
Say Ich möchte gern einen Termin vereinbaren, then give the reason, and agree a date and time.
What does “halb drei” mean?
2:30, not 3:30. Halb means “half towards”: half an hour toward three.
How do you say goodbye on the phone in German?
Auf Wiederhören! or the general Auf Wiedersehen! Both are fine.
How do you cancel an appointment in German?
Ich muss meinen Termin leider absagen, ideally at least 24 hours before.
What if I don’t understand on the phone?
Say Könnten Sie das bitte wiederholen? or Könnten Sie bitte langsamer sprechen? People will help.
Practise phone-style German by voice. SipLingo corrects your German as you talk, in your own language. A1 to B2.
